The role of Administrative and Accounting Officer (part-time 60%) involves supporting the team with project coordination, operations, and administrative tasks. Responsibilities include planning, organizing, and managing office operations to ensure the smooth execution of regional projects. This includes financial management, bookkeeping, administrative processes, and working closely with the Regional Director to address operational and administrative issues.
Your Responsibilities
Administration Support
Schedule appointments and manage calendars for the Regional Director and team members.
Provide reminders and ad-hoc support to the Managing and Regional Director.
Handle travel arrangements (tickets, visas, invitations) and reconcile costs in the finance system.
Update the employee insurance list (Zurich insurance)
Manage and safeguard confidential and sensitive information
Coordinate logistics for internal and external events, including scheduling, booking venues,
visa applications, and preparing materials
Sending registered packages
Accounting and Finance
Process and oversee payments, expenses, and filing of financial document, ensuring accurate and timely handling
Assist in reconciling project costs and expenses, ensuring timely and accurate processing of accounts payable and receivable in QuickBooks.
Office Administration
Oversee office equipment and inventory, asset management, and supplier relationships
Human Resources
Support hiring processes, including onboarding and exit procedures.
Organize team-building events and support talent development initiatives, such as internships with partners and universities.
Information and Technology • Liaise with IT support, manage IT equipment purchases, and maintain IT and telecommunications contracts. • Coordinating IT requests with Bechtle (e.g., adding/removing employees from SharePoint/Teams) • Managing global user access to software platforms
Your qualifications
• Excellent written and spoken English and German • Proven experience with accounting tasks such as payment processing and record keeping • Proficiency in Microsoft Office • High attention to detail and ability to manage multiple tasks efficiently • Strong organizational and time management skills • Ability to work independently and as part of a team • Experience in event coordination and travel arrangement is a plus
We offer
• The chance to make a true difference by being part of a purpose-driven non-profit organization with global reach and impact • A competitive salary and compensation package, and opportunities for professional development • An international team, culture and dynamic environment • Modern offices with great facilities and location, flexible working hours, and the general opportunity to work remote
Contact
Qualified candidates should apply with a cover letter; a detailed, up-to-date CV; details of three referees; and their email contacts. Applications should be addressed to help.germany@kuehne-foundation.org as well as to klu-jobs@m.personio.de with the subject clearly marked with the respective position to reach us on or before the 31 January 2025. Only short-listed candidates will be contacted. As an employer, HELP Logistics stands for equal opportunity and we are committed to diversity in our teams. We believe that you can make a valuable contribution to HELP Logistics and look forward to receiving your application.
Kühne Logistics University(KLU) – Wissenschaftliche Hochschule für Logistik und Unternehmensführung – is a private, state-approved university founded in 2010 and located in Hamburg's HafenCity. KLU specializes in logistics and management, offering its students and doctoral candidates exceptional study conditions with a high degree of specialization. As a boutique university, KLU also provides advanced training for specialists and executives through its Executive Education programs, including seminars and summer schools. Employees at KLU work on exciting projects and take on challenging responsibilities in an innovative environment, contributing their skills to a strong team that drives the university's development.
HELP Logistics, a non-profit subsidiary of the Kühne Foundation, was founded in 2014 to support humanitarian and development efforts through innovative supply chain and logistics solutions. Established by the Kühne family in 1976 in Switzerland, the Kühne Foundation is dedicated to advancing global logistics and knowledge transfer. HELP Logistics operates through five regional offices in Singapore, Jordan, Kenya, Senegal, and Germany, implementing impactful projects that strengthen supply chains and improve the lives of vulnerable communities worldwide.
Wir suchen
Die Rolle des/der Verwaltungs- und Buchhaltungsbeauftragten (in Teilzeit, 60%) umfasst die Unterstützung des Teams bei der Projektkoordination, den operativen Abläufen und administrativen Aufgaben. Zu den Verantwortlichkeiten gehören die Planung, Organisation und Verwaltung der Büroabläufe, um eine reibungslose Durchführung der regionalen Projekte zu gewährleisten. Dies umfasst Finanzmanagement, Buchhaltung, administrative Prozesse und die enge Zusammenarbeit mit der Regionalleitung, um operative und administrative Herausforderungen zu bewältigen.
Ihre Aufgaben
Verwaltungsunterstützung
Termine koordinieren und Kalender für die Regionalleitung und Teammitglieder verwalten.
Erinnerungen und Ad-hoc-Unterstützung für die Geschäftsleitung und Regionalleitung bereitstellen.
Reisearrangements übernehmen (Tickets, Visa, Einladungen) und Kosten im Finanzsystem abstimmen.
Die Mitarbeiter-Versicherungsliste (z. B. Zürich Versicherung) aktualisieren.
Vertrauliche und sensible Informationen verwalten und schützen.
Logistik für interne und externe Veranstaltungen koordinieren, einschließlich Terminplanung, Buchung von Veranstaltungsorten, Visa-Anträgen und Materialvorbereitung.
Versand von Einschreiben/Paketen organisieren.
Buchhaltung und Finanzen
Zahlungen und Ausgaben abwickeln und die Ablage von Finanzdokumenten sicherstellen, um eine genaue und rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten.
Unterstützung bei der Abstimmung von Projektkosten und -ausgaben sowie bei der Bearbeitung von Kreditoren- und Debitorenkonten in QuickBooks.
Office Administration
Büroausstattung und -inventar sowie Asset-Management und Lieferantenbeziehungen überwachen.
Personalwesen
Unterstützung bei Einstellungsprozessen, einschließlich Onboarding und Offboarding.
Teambuilding-Events organisieren und Initiativen zur Talententwicklung unterstützen, wie z. B. Praktika mit Partnern und Universitäten.
Information und Technologie
Zusammenarbeit mit IT-Support, Verwaltung von IT-Einkäufen und Pflege von IT- und Telekommunikationsverträgen.
IT-Anfragen mit Bechtle koordinieren (z. B. Hinzufügen/Entfernen von Mitarbeitern in SharePoint/Teams).
Verwaltung des globalen Benutzerzugangs zu Softwareplattformen.
Ihre Qualifikationen
Hervorragende schriftliche und mündliche Englisch- und Deutschkenntnisse
Nachgewiesene Erfahrung in Buchhaltungsaufgaben wie Zahlungsabwicklung und Buchführung
Sicherer Umgang mit Microsoft Office
Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu managen
Starke organisatorische Fähigkeiten und gutes Zeitmanagement
Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
Erfahrung in der Veranstaltungskoordination und Reiseorganisation ist von Vorteil
Wir bieten Ihnen
Die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen, indem Sie Teil einer zielorientierten gemeinnützigen Organisation mit globaler Reichweite und Wirkung sind
Ein wettbewerbsfähiges Gehalt und Leistungspaket sowie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
Ein internationales Team, eine vielfältige Kultur und ein dynamisches Arbeitsumfeld
Moderne Büros mit hervorragender Ausstattung und zentraler Lage, flexible Arbeitszeiten und die allgemeine Möglichkeit, remote zu arbeiten
Kontakt
Qualifizierte Kandidat:innen sollten ihre Bewerbung mit einem Anschreiben, einem detaillierten und aktuellen Lebenslauf, den Kontaktdaten von drei Referenzgeber:innen und deren E-Mail-Adressen einreichen. Bewerbungen sind zu richten an: help.germany@kuehne-foundation.orgund zusätzlichan klu-jobs@m.personio.de, mit einer klaren Betreffzeile, die die jeweilige Position angibt, und sollten uns spätestens bis zum 31. Januar 2025 erreichen. Nur Kandidat:innen, die in die engere Auswahl kommen, werden kontaktiert. Als Arbeitgeber steht HELP Logistics für Chancengleichheit und setzt sich für Vielfalt in unseren Teams ein. Wir sind davon überzeugt, dass Sie einen wertvollen Beitrag zu HELP Logistics leisten können, und freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Die Kühne Logistics University (KLU) – Wissenschaftliche Hochschule für Logistik und Unternehmensführung – ist eine private, staatlich anerkannte Universität, die 2010 gegründet wurde und in der Hamburger HafenCity ansässig ist. Die KLU ist auf die Bereiche Logistik und Management spezialisiert und bietet ihren Studierenden sowie Doktorandinnen und Doktoranden exzellente Studienbedingungen mit einem hohen Maß an Spezialisierung. Als Boutique-Universität bietet die KLU außerdem Weiterbildungen für Fach- und Führungskräfte im Rahmen ihres Executive Education Programms an, einschließlich Seminaren und Sommerakademien. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KLU arbeiten an spannenden Projekten und übernehmen anspruchsvolle Aufgaben in einem innovativen Umfeld. Dabei bringen sie ihre Kompetenzen in ein starkes Team ein, das die Weiterentwicklung der Universität maßgeblich vorantreibt. HELP Logistics, eine gemeinnützige Tochtergesellschaft der Kühne-Stiftung, wurde 2014 gegründet, um humanitäre und entwicklungspolitische Bemühungen durch innovative Supply-Chain- und Logistiklösungen zu unterstützen. Die Kühne-Stiftung, die 1976 von der Familie Kühne in der Schweiz gegründet wurde, widmet sich der Förderung globaler Logistik und des Wissensaustauschs. HELP Logistics ist mit fünf regionalen Büros in Singapur, Jordanien, Kenia, Senegal und Deutschland tätig und setzt wirkungsvolle Projekte um, die Lieferketten stärken und das Leben gefährdeter Gemeinschaften weltweit verbessern.
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